Welche Aufgaben übernimmt eine Vertretung am Empfang?

Dieselben wie Ihre eigene Kraft: Besucher anmelden, Ausweise ausgeben, Anrufe annehmen und weiterleiten, Post und Pakete entgegennehmen, Besprechungsräume vorbereiten. Was darüber hinaus auf Ihrer Stelle liegt, steht in der Empfangsmappe und wird mit übernommen.

Wie schnell steht die Vertretung bereit?

Wir benennen die Vertretung binnen zwei Stunden mit Namen, gerechnet ab Ihrer Meldung zur Bürozeit. Steht Ihre Empfangsmappe und ist eine Kraft frei, beginnt der Einsatz am selben Tag. Ohne Mappe liegen vierzehn Tage zwischen Zusage und erstem Einsatztag, weil die Einarbeitung in Ihrem Haus stattfindet. Legen Sie die Mappe früh an.

Kommt bei jedem Einsatz dieselbe Person?

Bei geplanten Zeiträumen ja, das stimmen wir bei der Buchung ab. Bei kurzfristigen Meldungen entscheidet, wer an diesem Morgen frei ist, und dann trägt die Empfangsmappe den Tag. Namen und Sprachen der Vertretung kennen Sie vor dem Einsatz.

Ab welchem Umfang ist eine Vertretung buchbar?

Ab einem halben Tag. Einzelne Vertretungstage laufen tageweise, ohne Mindestlaufzeit. Der Einarbeitungstag fällt einmal an, beim Aufbau der Empfangsmappe. Danach zählen zwei Stunden bis zum Namen.

Urlaubsvertretung am Empfang in Frankfurt

Ihr Tresen bleibt besetzt

Sie melden den Ausfall in drei Zeilen. Binnen zwei Stunden benennen wir die Vertretung, mit Namen, und gebucht wird ab einem halben Tag, für Urlaub, für Krankheit und für die Wochen bis zur neuen Besetzung.

Bei uns angestellt, keine Zeitarbeit.
Eingearbeitet nach Ihrer Empfangsmappe, vor dem ersten Morgen.

ERSTGESPRÄCH VEREINBAREN

Empfangstresen in einem Frankfurter Bürogebäude

2019inhabergeführt seit der Gründung

KURZ ERKLÄRT

Was deckt eine Vertretung am Empfang ab?

Eine Vertretung am Empfang übernimmt eine bestehende Stelle für eine begrenzte Zeit: bei Urlaub, Krankheit, Elternzeit, in einer Kündigungsfrist oder in den Wochen bis zur Neubesetzung. Die Vertretungskraft arbeitet nach Ihrer Empfangsmappe und übernimmt dieselben Aufgaben wie Ihre eigene Kraft, von der Besucheranmeldung bis zur Post.

Fällt die Besetzung aus, springt meist jemand aus dem eigenen Team ein und fehlt dafür den ganzen Tag an der eigenen Aufgabe. Aus einem Ausfall werden zwei. Eine angemeldete Vertretung hält Ihren Tresen besetzt, ohne dass Sie intern umverteilen. Bei einer Krankmeldung benennen wir sie binnen zwei Stunden mit Namen.

LEISTUNGSUMFANG

Das übernimmt Ihre Urlaubsvertretung am Empfang

Aus einem einzelnen Vertretungstag wird oft eine feste Stelle, und dann übernimmt der Empfangsdienst die ganze Besetzung.

Sie melden in drei Zeilen, und binnen zwei Stunden steht der Name, mit Sprachen und frühestem Einsatzbeginn.
Ihre Vertretung kennt den Ablauf am ersten Morgen, weil sie vorher Ihre Empfangsmappe liest: Telefonliste, Besucherweg, Schlüsselordnung, Postweg.
Im geplanten Urlaub kommt dieselbe Empfangskraft wieder.
Eine unbesetzte Stelle überbrücken Sie ohne Loch, und am Übergabetag arbeitet die Vertretung Ihren neuen Empfangsmitarbeiter ein.
Ihre Zutrittskontrolle läuft weiter nach Ihren Regeln.
Ihre Vertretung deckt die Zeiten Ihrer Stelle ab. Frühdienst, Spätdienst, Samstag, Sonntag und Feiertag gehören dazu.

VERGLEICH

Vertretung am Empfang stellen, intern umverteilen oder Tresen schließen

Merkmal	Umverteilung im Team	Zeitarbeit	Simplify
Reaktion bei Krankmeldung	sofort, wenn jemand frei ist	Tage	binnen zwei Stunden benannt
Kenntnis Ihres Ablaufs	am größten	keine	aus Ihrer Empfangsmappe
Wer den Ausfall trägt	Ihr Team	Sie	wir
Mindestbuchung	keine	oft Wochen	ein halber Tag
Dieselbe Person beim nächsten Mal	ja	selten	bei geplantem Zeitraum ja

Ihr eigenes Team kennt das Haus besser als jede Vertretung von außen. Einen Tag lang geht das. Ab der zweiten Woche zahlen Sie eine qualifizierte Kraft dafür, dass sie Pakete annimmt, und die Arbeit, für die Sie sie eingestellt haben, bleibt liegen. Zeitarbeit ist kompetent besetzt. Neu im Haus ist sie trotzdem jedes Mal.

ANSPRECHPARTNER

Ihr Ansprechpartner für die Empfangsvertretung in Frankfurt am Main

Die Simplify Group besteht seit 2019, unsere Empfangskräfte sind bei uns angestellt und arbeiten dauerhaft an Frankfurter Tresen, geschult in Ihrem Haus und nicht in einem Seminarraum. Was einen Empfangsservice professionell macht, zeigt sich am Tag des Ausfalls. Wir führen zwei Adressen: Kelkheim, Siemensstraße 5, und das Frankfurter Büro am Opernplatz 14, in dem die Disposition sitzt. Dort antworten Saskia Jasyk und Dennis Jasyk.

HÄUFIGE FRAGEN

Häufige Fragen zur Urlaubsvertretung

Fehlt Ihre Frage, rufen Sie an. Im Büro antwortet montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb.

Der verlässlichste Weg führt über eine Empfangsmappe, die im Haus bleibt. Sie enthält Hausregeln, Telefonliste, Besucherweg, Schlüsselordnung und die Sonderfälle. Jede Vertretung liest sie vor dem ersten Tag und arbeitet danach, ohne dass Sie den Ablauf erneut erklären. Angelegt wird die Mappe einmal, beim ersten Einsatz.

ERSTGESPRÄCH

So kommen Sie zu Ihrer Vertretung am Empfang

Wir klären Besetzungszeiten, Sprachen und den Weg für Ihre Meldung. Danach sehen wir uns Ihren Tresen an, in Ihrem Haus, und legen dabei die Empfangsmappe an, die jede spätere Vertretung trägt. Sie lernen die Person kennen, bevor Sie zusagen.

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