Für welche Unternehmen eignet sich eine besetzte Telefonzentrale?

Sie passt zu Häusern, in denen täglich mehr Anrufe eingehen, als nebenbei zu bewältigen sind, und in denen ein verlorener Anruf einen Auftrag kostet. Typisch sind Kanzleien, Praxen, Hausverwaltungen und Unternehmenszentralen. Ab etwa dreißig Anrufen am Tag rechnet sich eine feste Stelle gegenüber der Lösung, dass jeder mit rangeht, der gerade Zeit hat.

Wie wird die Telefonzentrale an Ihre Anlage angebunden?

Wir arbeiten an Ihrer vorhandenen Anlage, mit Ihrem Apparat und Ihren Rufnummern. Ein Umbau ist nicht nötig. Welche Leitungen auf den Platz laufen und wohin weiterverbunden wird, legen Sie fest, und es steht in der Empfangsmappe.

Wie ist die Leitung außerhalb der besetzten Zeiten erreichbar?

Außerhalb der vereinbarten Zeiten greift die Regel, die Sie vorgeben: Ansage, Weiterleitung auf ein Mobiltelefon oder Mailbox mit fester Abhörzeit. Die Besetzungszeiten bestimmen Sie, früher Beginn und spätes Ende eingeschlossen, ebenso Samstag, Sonntag und Feiertag.

Wie ist die Leitung bei Urlaub und Krankheit besetzt?

Die Leitung bleibt besetzt. Wir benennen die Vertretung binnen zwei Stunden mit Namen, gerechnet ab Ihrer Meldung zur Bürozeit. Sie kennt Ihre Telefonliste und Ihre Vertretungsregeln aus der Empfangsmappe. Urlaub stimmen wir vier Wochen vorher ab.

Telefonzentrale in Frankfurt

Jeder Anrufer erreicht einen Menschen

Ihre Telefonzentrale ist zu Ihren Zeiten besetzt, von einer festen Kraft an Ihrem Apparat in Ihrem Haus. Vierzehn Tage nach Ihrer Zusage klingelt es zum ersten Mal.

Bei uns angestellt, nicht über Zeitarbeit geholt
Vertretung binnen zwei Stunden benannt, mit Namen

ERSTGESPRÄCH VEREINBAREN

Empfangskraft am Telefon an ihrem Arbeitsplatz

2019inhabergeführt seit der Gründung

KURZ ERKLÄRT

Was leistet eine Telefonzentrale im Unternehmen?

Eine Telefonzentrale nimmt die eingehenden Anrufe eines Unternehmens an einer Stelle an, ordnet sie zu und verbindet weiter. Die besetzte Leitung erfasst Rückrufwünsche schriftlich, gibt Auskunft zu Erreichbarkeit und Anfahrt und leitet Anliegen an die zuständige Abteilung. Simplify stellt diese Leistung mit eigenem Personal im Haus des Auftraggebers, nicht als ausgelagerten Telefonservice.

Wer beim siebten Klingeln auflegt, wählt die nächste Nummer. Läuft die Leitung nebenbei mit, hängt Ihre Erreichbarkeit daran, wer gerade am Platz sitzt, und ein Rückrufwunsch auf einem Klebezettel überlebt den Nachmittag selten. Eine feste Besetzung nimmt jeden Anruf an und hält jedes Anliegen schriftlich fest.

LEISTUNGSUMFANG

Diese Aufgaben übernimmt unsere Telefonzentrale in Ihrem Haus

Deutsch und Englisch sind Standard. Wer eine dritte Sprache braucht, sagt das im Erstgespräch, weil die Besetzung dann anders läuft.

Jeder Anrufer landet beim Richtigen, weil Zuständigkeit, Vertretung und Freigabe im Weiterleitungsplan stehen, den wir in der ersten Woche mit Ihrer Assistenz aufnehmen.
Sie rufen zurück, ohne nachzufragen: Uhrzeit, Name, Firma, Nummer und Anliegen stehen in der Notiz.
Ihre Anlage bleibt stehen. Unsere Kraft nimmt an Ihrem Apparat ab und kann jeden Anruf ins Haus weiterleiten, ohne Umstellung beim Anbieter.
Ihre Fachabteilungen bekommen weniger falsch verbundene Anrufe, weil wir den Plan monatlich mit Ihnen durchgehen.
Ihre Gäste am Tresen und die eingehenden Anrufe laufen über dieselbe Person, solange das Aufkommen das zulässt, und ab rund achtzig Anrufen am Tag trennen wir beides.
Ihre Zeiten schreiben den Dienstplan. Frühdienst, Spätdienst, Samstag und Sonntag richten sich danach, wann bei Ihnen angerufen wird.

VERGLEICH

Telefonzentrale im Haus oder ausgelagerter Telefonservice

Die meisten Anbieter sitzen woanders. Ein externer Telefonservice, ein Telefonsekretariat oder ein Callcenter nimmt Ihre Anrufe in eigenen Räumen an, hinterlegt Ihre Notizen im System und schickt die Gesprächsnotiz per Mail. Wir besetzen den Platz bei Ihnen.

Merkmal	Externer Telefonservice	Besetzte Leitung in Ihrem Haus
Startzeit	wenige Tage	vierzehn Tage nach Zusage
Zeiten	bis rund um die Uhr	nach Ihrem Dienstplan, Wochenende möglich
Kenntnis Ihrer Leute	aus hinterlegten Notizen	wächst täglich im Gebäude
Gäste am Tresen	entfällt	dieselbe Person übernimmt
Post und Pakete	entfällt	laufen über denselben Platz
Weiterleiten ins Haus	über Ihre Rufnummern	über die Anlage im Nebenraum

Ein externer Dienst ist schneller startklar und hält die Leitung an 365 Tagen rund um die Uhr offen. So weit gehen wir nicht. Eine Person in Ihrem Haus kennt dafür Ihre Leute, hört den Aufzug, beschreibt den Weg zur Tiefgarage aus dem Kopf und übernimmt den Gast am Tresen im selben Moment. Wer nur eine Rufnummer abgedeckt braucht und niemanden im Foyer, fährt mit einem externen Anbieter besser.

ANSPRECHPARTNER

Ihr Ansprechpartner für die Telefonzentrale in Frankfurt am Main

Die Simplify Group besetzt Empfangsstellen seit 2019, inhabergeführt, mit eigenem Personal und ohne Zeitarbeit dazwischen. Empfang ist ein eigener Geschäftsbereich mit eigenem Dienstplan, neben der Gebäudereinigung im Rhein-Main-Gebiet. Unsere Kräfte sind angestellt. Wir führen zwei Geschäftsadressen: Kelkheim, Siemensstraße 5, und das Frankfurter Büro am Opernplatz 14. Was eine Telefonzentrale professionell macht, entscheidet sich an der Notiz, die Sie um 17:00 Uhr auf dem Bildschirm finden.

HÄUFIGE FRAGEN

Häufige Fragen zur Telefonzentrale

Fehlt Ihre Frage, rufen Sie an. Im Büro antwortet montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb.

Eine Telefonzentrale nimmt die eingehenden Anrufe eines Unternehmens an einer Stelle an, ordnet sie zu und verbindet weiter. Dazu kommen die schriftliche Erfassung von Rückrufwünschen, Auskünfte zu Erreichbarkeit und Anfahrt sowie die Weitergabe an die zuständige Abteilung.

ERSTGESPRÄCH

So kommen Sie zu Ihrer besetzten Telefonzentrale

Am Telefon zählen wir durch, wie viele eingehende Anrufe an einem normalen Dienstag auflaufen, welche davon telefonisch geklärt werden und welche jemand aus Ihrem Team zurückrufen muss. Daraus ergeben sich die Stunden. Danach sehen wir uns Ihren Arbeitsplatz an, in Ihrem Haus. Gehören Besucher und Post ohnehin dazu, führt der Empfangsdienst alle drei Services über einen Tresen.

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