Pförtner Aufgaben
Was an einem normalen Tag anfällt
Ein Pförtner regelt den Zutritt zum Gelände und hält fest, wer es wann betritt und verlässt. Dazu kommen Schlüsselausgabe mit Schlüsselbuch, die Steuerung des Lieferverkehrs, die Ausgabe von Besucherausweisen und die Meldung von Störungen. Die Schicht beginnt vor der Frühschicht und endet mit einer schriftlichen Übergabe.
SCHICHTABLAUF
Der Schichtablauf an einer besetzten Pforte
Die Schicht beginnt mit dem Schichtprotokoll der Vorschicht. Der Pförtner liest, was in der Nacht offen geblieben ist, gleicht das Schlüsselbrett gegen das Schlüsselbuch ab und prüft Schranke, Sprechstelle und Beleuchtung der Zufahrt. Erst danach öffnet er das Tor. Ein Schlüssel, der nachts nicht zurückkam, wird jetzt gemeldet und nicht am Nachmittag.
Zwischen 06:15 und 07:30 Uhr kommt die Frühschicht. Wer seinen Ausweis vergessen hat, bekommt einen Tagesausweis gegen Eintrag. Ab 07:30 Uhr rollt die erste Spedition an, und die Reihenfolge an der Rampe entscheidet über den Rest des Vormittags. Der Pförtner ordnet Fahrzeuge den Anlieferzonen zu, notiert Kennzeichen und Firma und schickt Fahrer ohne Anmeldung auf den Warteplatz. Handwerker melden sich hier an und bekommen einen Ausweis in der Farbe ihres Bereichs.
Ab 08:00 Uhr kommen Besucher. Der Pförtner gleicht den Namen mit der Anmeldeliste ab, gibt den Ausweis aus, ruft den Gastgeber und trägt Ankunftszeit und Ziel ein. Wie diese Erfassung sauber läuft, steht unter Besucheranmeldung am Tresen. Um 12:00 Uhr ist es ruhig, und genau dann werden Schlüssel zurückgenommen, Einträge nachgeführt und die Rampenliste für den Nachmittag geordnet. Zwischen 14:00 und 16:00 Uhr läuft die zweite Lieferwelle. Ab 16:30 Uhr dreht sich alles um. Besucherausweise kommen zurück, Fahrzeuge fahren vom Hof, und offene Einträge im Schlüsselbuch klärt der Pförtner sofort. Um 17:00 Uhr übergibt er schriftlich an die Spätschicht.
SCHLÜSSELBUCH
Schlüsselbuch, Ausweise und Meldewege an der Pforte
Das Schlüsselbuch trägt je Vorgang vier Angaben: Schlüsselnummer, Name, Uhrzeit der Ausgabe, Uhrzeit der Rückgabe. Eine Quittung mit Unterschrift gehört dazu, sonst diskutieren Sie am Monatsende über einen fehlenden Zylinder. Verlust wird sofort gemeldet, weil eine Sperrung Zeit braucht. Bei der Übergabe zählen beide Pförtner gemeinsam das Brett durch.
Der Meldeweg steht auf einem Blatt neben dem Telefon und nennt drei Namen mit Rufnummer: Haustechnik, Hausverwaltung, Ansprechpartner beim Auftraggeber. Bei Alarm, Wasserschaden oder einem Fahrzeug, das die Feuerwehrzufahrt blockiert, wählt der Pförtner in dieser Reihenfolge und schreibt Uhrzeit und Ergebnis ins Protokoll. Kommt die Feuerwehr, ist die Pforte der Übergabepunkt mit Feuerwehrplan und Generalschlüssel.
ABGRENZUNG
Welche Aufgaben lässt die Pforte aus?
Drei Dinge macht ein Pförtner im Servicerahmen nicht. Er geht keine Streife über das Gelände, er greift bei einem Vorfall nicht ein, und er übernimmt keine Bewachung nach Paragraf 34a der Gewerbeordnung. Das sind Aufgaben eines zugelassenen Bewachungsunternehmens. Ebenso wenig gehören Hausmeistertätigkeiten an die Pforte, weil das Tor unbesetzt bleibt, sobald jemand eine Leuchte wechselt. Diese Abgrenzung gehört ins Leistungsverzeichnis. Wie wir die Stelle besetzen, steht unter Pförtnerdienst, und den Unterschied zum Tresen zeigen die Aufgaben am Empfang.
FRAGEN
Fragen
Fehlt Ihre Frage, rufen Sie an. Im Büro antwortet montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb.
Zutritt regeln, Besucher erfassen und Ausweise ausgeben, Schlüssel mit Schlüsselbuch führen, den Liefer- und Werkverkehr ordnen, Fremdfirmen anmelden und Störungen nach Meldeweg weitergeben. Dazu die Übergabe an die nächste Schicht.
Schlüsselnummer, Name der Person, Uhrzeit der Ausgabe, Uhrzeit der Rückgabe und eine Unterschrift. Wer das Feld Rückgabe leer lässt, verliert die Spur. Beim Schichtwechsel zählen beide Pförtner das Brett gemeinsam durch.
Im Servicerahmen nicht. Kontrollgänge zum Schutz von Eigentum gehören zur Bewachung und damit unter Paragraf 34a der Gewerbeordnung. Fordert Ihre Ausschreibung Rundgänge, brauchen Sie ein zugelassenes Bewachungsunternehmen.
Nächster Schritt
Sprechen Sie mit uns über Ihren Empfang
Rufen Sie uns an unter 06195 677090 oder schreiben Sie an info@simplifygroup.de. Im Büro ist montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb am Apparat. Die Einsatzzeiten Ihres Empfangs legen Sie fest, auch am Wochenende und an Feiertagen.
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