Empfangsdienst ausschreiben
Was ins Leistungsverzeichnis gehört
Ein Leistungsverzeichnis für einen Empfangsdienst nennt acht Punkte: Besetzungszeiten je Wochentag, Aufgabenliste, Sprachen, Vertretungsregel mit Reaktionszeit, Einarbeitung, Randzeiten, Meldewege und Kündigungsfrist. Fehlt einer davon, rechnet jeder Anbieter anders, und der Vergleich der Angebote führt in die Irre. Legen Sie diese acht Punkte fest, bevor Sie die erste Anfrage verschicken.
ACHT PUNKTE
Acht Punkte machen Angebote vergleichbar
Der wichtigste Satz im ganzen Verzeichnis ist die Reaktionszeit bei Ausfall. Sie trennt Anbieter mit Reserve von Anbietern ohne, und sie tut das vor der Unterschrift statt danach. Warum diese Reserve im Satz steckt, steht im Beitrag zu den Kosten eines Empfangsdienstes.
Besetzungszeiten je Wochentag. Jeden Tag einzeln, mit Uhrzeit von und bis, dazu die Regel für Samstag, Sonntag, Brückentage und Feiertage.
Aufgabenliste zum Abhaken. Jede Aufgabe eine Zeile: Gästeempfang, Telefon, Post, Räume, Fremdfirmen, Ausweise, Schlüssel.
Sprachen mit Niveau. Englisch am Telefon ist eine andere Anforderung als Englisch im kurzen Gespräch am Tresen.
Vertretungsregel mit Reaktionszeit. Fordern Sie eine Zahl in Stunden und die Zusage, dass ein Name genannt wird.
Einarbeitung. Dauer in Tagen, Ort in Ihrem Haus, und die Angabe, wer sie bezahlt.
Randzeiten und Mehrstunden. Zuschlagsregel für die Stunden vor und nach dem Fenster, für Samstag und für Veranstaltungen.
Meldewege. Wen erreicht Ihr Haus bei Ausfall, in welcher Reihenfolge und in welcher Zeit.
Laufzeit und Kündigungsfrist. Für beide Seiten gleich lang, ohne stille Verlängerung.
NACHTRÄGE
Formulierungen, die später Nachträge erzeugen
Vier Formulierungen kosten Sie im laufenden Vertrag Geld. "Nach Bedarf" zwingt jeden Anbieter zu einer eigenen Annahme, und die günstigste Annahme gewinnt die Ausschreibung. "Allgemeine Empfangstätigkeiten" ohne Liste bedeutet für Sie alles und für den Anbieter das Nötigste. "Serviceorientiertes Auftreten" lässt sich nicht prüfen, also ersetzen Sie es durch messbare Angaben: Reaktionszeit im Foyer, Sprachen, Kleiderordnung. "Unterstützung bei Veranstaltungen" ohne Stundensatz und ohne Vorlauf wird zur Rechnung, die niemand geplant hat.
Ein Praxishinweis: Schreiben Sie die Besucherzahl je Tag und das Anrufaufkommen je Stunde in die Ausschreibung, gemessen über zwei normale Wochen. Anbieter rechnen sonst mit einem Mittelwert aus dem eigenen Bestand, und der passt zufällig.
BEWERTUNG
Wie vergleichen Sie drei ungleiche Angebote?
Angebote kommen selten in derselben Form zurück. Eines nennt einen Stundensatz, eines eine Monatspauschale, eines beides. Rechnen Sie deshalb alle drei auf dieselbe Bezugsgröße um: die Jahresstunde bei Ihren Besetzungszeiten. Danach übertragen Sie sie in eine Tabelle, mit einer Zeile je Punkt aus Ihrem Verzeichnis.
Jetzt wird sichtbar, was fehlt. Eine leere Zelle ist ein Nachtragsrisiko, und Sie fragen sie schriftlich nach. Gewichten Sie danach: Vertretungsregel, Einarbeitung und fester Ansprechpartner gehören neben den Preis, weil sie den Ausfalltag entscheiden. Der reine Preisvergleich findet zuverlässig den billigsten Anbieter. Ob dessen Tresen im Februar besetzt ist, steht auf einem anderen Blatt.
Ein letzter Schritt kostet zwanzig Minuten: Lassen Sie sich vor der Vergabe die Person vorstellen, die an Ihrem Tresen stehen soll. Wer sie nicht benennen kann, hat sie noch nicht. Wie ein Auftrag bei uns anläuft, steht unter Ablauf, die Leistung selbst unter Empfangsdienst.
FRAGEN
Fragen
Fehlt Ihre Frage, rufen Sie an. Im Büro antwortet montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb.
Besetzungszeiten je Wochentag, eine Aufgabenliste zum Abhaken, Sprachen mit Niveau, Vertretungsregel mit Reaktionszeit, Einarbeitung, Randzeiten mit Zuschlagsregel, Meldewege sowie Laufzeit und Kündigungsfrist.
Rechnen Sie alle auf die Jahresstunde bei Ihren Besetzungszeiten um und übertragen Sie sie in eine Tabelle mit einer Zeile je Punkt aus Ihrem Verzeichnis. Leere Zellen fragen Sie schriftlich nach.
Eine mit Zahl. Fordern Sie eine Reaktionszeit in Stunden, die Nennung eines Namens und die Zusage, dass die Vertretung Ihre Empfangsmappe vorher liest. Wir benennen sie binnen zwei Stunden.
Bei uns liegen vierzehn Tage zwischen Ihrer Zusage und dem ersten Einsatztag. In dieser Zeit läuft die Empfangskraft in Ihrem Haus mit und schreibt mit Ihnen die Empfangsmappe. Planen Sie diese zwei Wochen ein.
Nächster Schritt
Sprechen Sie mit uns über Ihren Empfang
Rufen Sie uns an unter 06195 677090 oder schreiben Sie an info@simplifygroup.de. Im Büro ist montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb am Apparat. Die Einsatzzeiten Ihres Empfangs legen Sie fest, auch am Wochenende und an Feiertagen.
- Telefon
- 06195 677090
- info@simplifygroup.de
- Erreichbar
- Büro Mo bis Fr 08:00 bis 18:00 Uhr
- Standort
- Opernplatz 14, 60313 Frankfurt am Main