Empfangsdienst Aufgaben
Von der Öffnung bis zum Schluss
Eine Empfangskraft begrüßt Gäste, meldet sie beim Gastgeber an, gibt Besucherausweise aus und begleitet zum Besprechungsraum. Dazu kommen Telefonzentrale, Postannahme und Postverteilung, Betreuung der Konferenzräume sowie die Anmeldung von Kurieren, Handwerkern und Fremdfirmen. Wie viel davon an einem Tresen zusammenläuft, entscheidet die Größe des Hauses.
TAGESABLAUF
Der Tagesablauf an einem besetzten Empfang
Der Tag beginnt vor der Öffnung. Rechner und Telefonanlage hochfahren, Nachtansage abschalten, Besucherliste des Tages ausdrucken, Namensschilder für angemeldete Gäste vorbereiten, Tresen aufräumen. Um 08:00 Uhr öffnet die Lobby, und die ersten Anrufe kommen fast immer vor den ersten Gästen.
Zwischen 09:00 und 11:00 Uhr liegt die Stoßzeit. Gäste treffen ein, der Ausweis wird ausgegeben, der Gastgeber verständigt, die Wartezeit im Foyer überbrückt. Parallel läuft die Leitung. Gegen 10:30 Uhr kommt die Post, wird sortiert, Einschreiben und Wertsendungen werden quittiert, und der Postlauf geht zur festen Übergabezeit an die Abteilungen. Mittags übernimmt die Vertretung den Tresen, damit die Leitung besetzt bleibt. Wer Telefon und Empfang trennen will, findet die Möglichkeiten unter Telefonzentrale.
Der Nachmittag gehört den Fremdfirmen. Handwerker melden sich an, werden eingewiesen und bekommen Zutritt zum richtigen Bereich, alles mit Eintrag. Gegen 16:00 Uhr folgt die Runde durch die Besprechungsräume: Technik prüfen, Gläser tauschen, Bestuhlung richten für den nächsten Morgen. Ab 17:30 Uhr kommen Besucherausweise zurück, die Ausgangspost liegt für den Abholer bereit. Um 18:00 Uhr geht die Nachtansage an, das Übergabeblatt für den nächsten Tag ist geschrieben. Dieser Rahmen verschiebt sich mit dem Haus. Wo der Betrieb um 06:30 Uhr anläuft oder samstags Besuch kommt, verschieben sich Öffnung und Schluss mit.
EMPFANGSMAPPE
Inhalt und Pflege der Empfangsmappe
Die Mappe entsteht bei der ersten Einarbeitung und bleibt in Ihrem Haus. Sie trägt sieben Teile: Hausregeln und Kleiderordnung, Telefonliste mit Vertretungsregeln, Weg für angemeldete und unangemeldete Gäste, Umgang mit Post und Kurieren, Schlüssel- und Ausweisordnung, Meldewege bei Störung und Alarm, sowie eine Liste der Sonderfälle. Die Sonderfälle sind der wertvollste Teil. Dort steht, welcher Besucher direkt durchgeht, welche Etage keine Fremden sieht und wen die Geschäftsführung immer selbst abholt.
Ohne Mappe scheitert jede Vertretung am ersten Morgen. Mit Mappe liest die Vertretung eine Stunde und arbeitet danach nach denselben Regeln. Aktuell hält sie die Empfangskraft selbst, geprüft einmal im Quartal mit Ihrem Ansprechpartner.
ABGRENZUNG
Wo verläuft die Grenze zum Sekretariat?
Der Empfang übernimmt keine Reisebuchungen, keine Terminplanung für Führungskräfte, keine Vorbereitung von Unterlagen und keine Buchhaltung. Diese Arbeiten binden den Blick an den Bildschirm, und dann steht ein Gast im Foyer und wartet. Ebenso wenig übernimmt der Empfang Bewachungsaufgaben nach Paragraf 34a der Gewerbeordnung. Halten Sie diese Grenze im Leistungsverzeichnis fest, sonst wandert sie im dritten Monat von allein. Wie wir die Stelle besetzen, steht unter Empfangsdienst. Was am Tresen über Gäste notiert werden darf, klärt der Beitrag zum Datenschutz am Empfang.
FRAGEN
Fragen
Fehlt Ihre Frage, rufen Sie an. Im Büro antwortet montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb.
Gäste begrüßen, anmelden, Ausweise ausgeben und begleiten. Dazu Telefonzentrale, Postannahme und Postverteilung, Betreuung der Besprechungsräume, Anmeldung von Kurieren und Fremdfirmen sowie die Pflege der Empfangsmappe. Der Umfang steht im Leistungsverzeichnis.
In den meisten Häusern ja, weil beides an einem Platz zusammenläuft. Ab einem hohen Anrufaufkommen leidet der Gast im Foyer. Dann trennen Sie die Leitung und besetzen sie eigenständig, mit einer zweiten Kraft im Hintergrund.
Nein. Reisebuchung, Terminplanung und Unterlagen gehören ins Sekretariat, weil sie den Blick vom Foyer wegziehen. Die Grenze gehört ins Leistungsverzeichnis, mit einer Liste statt eines Sammelbegriffs.
Hausregeln, Telefonliste, Besucherweg, Postweg, Schlüssel- und Ausweisordnung, Meldewege und die Sonderfälle Ihres Hauses. Sie entsteht bei der Einarbeitung und bleibt in Ihrem Haus, wo sie jede spätere Vertretung trägt.
Nächster Schritt
Sprechen Sie mit uns über Ihren Empfang
Rufen Sie uns an unter 06195 677090 oder schreiben Sie an info@simplifygroup.de. Im Büro ist montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb am Apparat. Die Einsatzzeiten Ihres Empfangs legen Sie fest, auch am Wochenende und an Feiertagen.
- Telefon
- 06195 677090
- info@simplifygroup.de
- Erreichbar
- Büro Mo bis Fr 08:00 bis 18:00 Uhr
- Standort
- Opernplatz 14, 60313 Frankfurt am Main