Datenschutz am Empfang
Was mit Besucherdaten passiert
Wer Besucher erfasst, verarbeitet personenbezogene Daten, auf Papier genauso wie im System. Am Tresen fallen Name, Firma, Gastgeber und Ankunftszeit an, jedes weitere Feld braucht einen Grund. Dieser Beitrag beschreibt die Praxis. Die rechtliche Prüfung liegt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten.
BESUCHERBUCH
Das offene Buch am Tresen
Ein Besucherbuch liegt aufgeschlagen, jeder neue Gast trägt sich unter dem vorherigen ein. Damit liest er Namen, Firmen und Uhrzeiten aller Vorgänger mit. Für Sie ist das die Besucherliste Ihres Hauses, einsehbar für jeden, der davorsteht, auch für den Vertreter Ihres Wettbewerbers. Das Problem entsteht durch die Form.
Drei Formen lösen es. Einzelblätter, die nach dem Ausfüllen in eine geschlossene Ablage wandern. Formulare mit Abdeckung. Oder eine digitale Erfassung mit Rollen, in der die Empfangskraft den laufenden Tag sieht. Wie das abläuft, steht unter Besuchermanagement.
ZWECKBINDUNG
Welche Felder brauchen einen Grund?
Die Erfassung stützt sich in der Praxis auf ein berechtigtes Interesse: zu wissen, wer sich im Gebäude aufhält, für den Brandfall und für die Nachvollziehbarkeit. Daraus ergibt sich die Feldliste. Name, Firma, Gastgeber, Ankunft und Abgang tragen diesen Zweck. Ein Kennzeichen trägt ihn auf dem Werkhof, Geburtsdatum und Privatanschrift tragen ihn selten. Streichen Sie jedes Feld, dessen Grund Sie im Gespräch nicht in einem Satz nennen.
Dazu gehört die Zweckbindung. Aus einer Liste für den Brandfall entsteht kein Verteiler für den Vertrieb.
Speicherdauer und Löschung schreiben Sie fest
Zu jeder Datenart gehört eine Frist. Sie gehört auf Papier, mit der Angabe, wie lange Besucherdaten bleiben und wer sie löscht. Bei Papier heißt Löschung Aktenvernichter, im System ein automatischer Lauf mit Protokoll. Denken Sie an die Nebenschauplätze: ausgedruckte Besucherlisten, Notizzettel am Tresen, Namensschilder im Papierkorb, die Kopie im Drucker. Diese vier überleben jedes Löschkonzept, das nur die Datenbank meint.
ARTIKEL 28
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28
Führt eine externe Kraft Ihren Tresen, verarbeitet der Dienstleister Besucherdaten in Ihrem Auftrag. Dafür sieht Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung einen Vertrag vor. Hinein gehören Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten und betroffene Personen. Dazu Weisungsbindung, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragnehmer, die Unterstützung bei Auskunftsanfragen sowie Löschung oder Rückgabe am Vertragsende.
Ein Punkt fehlt in vielen Verträgen. Wer beantwortet die Frage eines Besuchers nach seinen Daten? Zuständig sind Sie, der Dienstleister liefert zu. Regeln Sie das schriftlich, sonst klärt es die Empfangskraft nach Gefühl. Jede unserer Empfangskräfte unterschreibt vor dem ersten Einsatztag eine Verschwiegenheitserklärung, und die Listen bleiben im Haus. Mehr dazu steht unter Empfangsdienst.
SONDERFÄLLE
Kamera im Foyer und Kopie vom Ausweis
Eine Kamera im Eingangsbereich ist eine eigene Verarbeitung mit eigenem Zweck, eigener Frist und einem Hinweisschild vor dem Erfassungsbereich. Sie hängt am Empfang und bleibt vom Besucherbuch getrennt, auch im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Die Kopie eines Ausweises ist der zweite Sonderfall. Meist reicht die Sichtprüfung mit Vermerk. Eine Kopie speichert Geburtsort und Ausweisnummer, die für Ihren Zweck nichts leisten. Fordert Ihr Sicherheitskonzept sie, gehören Frist und Löschweg dazu, und ins Leistungsverzeichnis gehört es ebenfalls, wie der Beitrag zur Ausschreibung eines Empfangsdienstes zeigt.
FRAGEN
Fragen
Fehlt Ihre Frage, rufen Sie an. Im Büro antwortet montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb.
Die Form Papier ist der Punkt nicht. Kritisch wird die offene Liste, in der jeder Gast die Einträge der anderen liest. Einzelblätter lösen das. Die Bewertung trifft Ihr Datenschutzbeauftragter.
Die, die Ihren Zweck tragen: Name, Firma, Gastgeber, Ankunft und Abgang, auf Werkhöfen das Kennzeichen. Jedes weitere Feld braucht einen Grund in einem Satz. Fehlt der Satz, fehlt das Feld.
So lange, wie der Zweck reicht, und keinen Tag länger. Die Frist legen Sie je Datenart schriftlich fest und protokollieren die Löschung. Ausdrucke fallen unter dieselbe Frist.
Ja, sobald eine externe Kraft Besucherdaten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung nennt die Inhalte. Wir legen ihn vor dem ersten Einsatztag vor, mit der Verschwiegenheitserklärung der Empfangskraft.
Nächster Schritt
Sprechen Sie mit uns über Ihren Empfang
Rufen Sie uns an unter 06195 677090 oder schreiben Sie an info@simplifygroup.de. Im Büro ist montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb am Apparat. Die Einsatzzeiten Ihres Empfangs legen Sie fest, auch am Wochenende und an Feiertagen.
- Telefon
- 06195 677090
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- Büro Mo bis Fr 08:00 bis 18:00 Uhr
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- Opernplatz 14, 60313 Frankfurt am Main