Welche Vorteile bietet ein geführtes Besuchermanagement?

Sie wissen jederzeit, wer im Haus ist, und können das auch Wochen später belegen. Ihre Gäste stehen nicht im Foyer und warten, weil Anmeldung und Benachrichtigung in einem Zug laufen. Ihre Mitarbeitenden bekommen die Meldung, ohne dass jemand hinterhertelefoniert. Im Alarmfall steht die Anwesenheitsliste.

Wie werden Besucherdaten nach DSGVO behandelt?

Die Daten bleiben in Ihrem System, wir speichern nichts auf eigenen Geräten. Unsere Kraft erfasst Name, Firma, Ansprechpartner und Zeiten nach Ihrer schriftlichen Regel und löscht sie nach derselben Regel. Die Auftragsverarbeitung klären wir vor dem ersten Einsatztag. Welche Fristen üblich sind, steht im Ratgeber zum Datenschutz am Empfang .

Wie werden Besucherausweise ausgegeben und zurückgenommen?

Jede Ausgabe wird mit Uhrzeit quittiert, und am Nachmittag hakt unsere Kraft die offenen Nummern ab. Wer am Abend noch als anwesend geführt wird, löst einen Anruf beim Gastgeber aus. Damit steht jeden Abend fest, welche Ausweise zurück sind und welche nicht.

Worin unterscheidet sich digitales von geführtem Besuchermanagement?

Ein Terminal arbeitet rund um die Uhr und braucht ab dem zweiten Jahr weniger Aufwand als eine besetzte Stelle. Ein Mensch am Tresen begrüßt den Gast, findet den Ansprechpartner, wenn niemand ans Telefon geht, und merkt, wenn jemand nicht ins Haus gehört. Beides schließt sich nicht aus: Anmeldung im System, Begrüßung am Tresen.

Lässt sich Besuchermanagement mit dem Empfangsdienst verbinden?

Ja, meistens liegt beides auf einer Stelle. Wer den Tresen besetzt, führt die Besucheranmeldung mit, dazu Telefon und Post. Eine zweite Stelle lohnt sich, sobald Ihr Foyer im Berufsverkehr Schlangen bildet oder zwei Eingänge zugleich Publikum haben. Was ein besetzter Empfangsdienst sonst übernimmt, steht auf der Leistungsseite.

Besuchermanagement in Frankfurt

Niemand steht unangemeldet im Foyer

Eine feste Empfangskraft führt Ihr Besuchermanagement am Tresen, in Ihrem System oder auf Ihrer Liste. Jeder Gast ist angemeldet, bevor er im Aufzug steht, und jeder Ausweis liegt abends wieder in der Schublade.

Bei uns angestellt, nicht über Zeitarbeit geholt
Vertretung binnen zwei Stunden benannt, zur Bürozeit, mit Namen

ERSTGESPRÄCH VEREINBAREN

Empfangskraft begrüßt einen Gast im Foyer

2019inhabergeführt seit der Gründung

KURZ ERKLÄRT

Was bedeutet Besuchermanagement am Empfang?

Besuchermanagement umfasst die Anmeldung, Ausweisung und Abmeldung der Gäste eines Unternehmens. Am Empfang werden Besucher angekündigt, erfasst, mit einem Ausweis versehen, an die richtige Person übergeben und beim Verlassen wieder ausgetragen. Unsere Empfangskräfte bedienen dabei Ihr System am Tresen und arbeiten nach Ihren Regeln für vertrauliche Bereiche. Die Software stellen Sie.

Eine handschriftliche Liste auf dem Tresen beantwortet keine Frage, die später gestellt wird. Sie zeigt weder, wer gestern im Haus war, noch, wann er gegangen ist. Eine geführte Anmeldung liefert diese Auskunft und hält Ihre Gäste im Foyer nicht auf. Was mit den erfassten Daten geschieht und wie lange sie bleiben, steht unter Datenschutz am Empfang.

LEISTUNGSUMFANG

Diese Aufgaben übernimmt unser Besuchermanagement am Empfang

Reibungslos läuft der Vormittag, sobald jede Besucherregistrierung denselben Weg nimmt, ob digital oder auf Papier. Ein strukturierter Empfang hält den ersten Eindruck: Ihr Gast wird begrüßt, statt zu suchen. Was sich automatisieren lässt, überlassen wir Ihrem System, und Ihre Mitarbeitenden bekommen die Meldung, ohne dass jemand hinterhertelefoniert. Die Besetzungszeiten geben Sie vor. Ein Tag der offenen Tür am Samstag oder ein Prüftermin um 06:30 Uhr gehört dazu.

Ihr Gast ist registriert, bevor er ankommt, weil die Einladung mit Datum und Uhrzeit vorab herausgeht und der Check-in am Tresen danach in einem Zug läuft.
Ihr Ansprechpartner weiß Bescheid, bevor der Gast sitzt. Die Benachrichtigung löst Ihr System automatisch aus, sonst greift unsere Kraft zum Hörer.
Besucherausweise kommen zurück. Ausgabe und Rücknahme quittiert dieselbe Person.
Sie sehen in Echtzeit, wer im Haus ist, weil jeder Check-in und jede Abmeldung in dieselbe Übersicht laufen.
Ihre Lieferanten haben einen festen Ablauf. Rampe, Unterschrift, Aushändigung, ohne Anruf in der Verwaltung.
Wer in einen gesperrten Bereich will, bekommt Begleitung statt eines Ausweises, denn Ihre Zutrittskontrolle endet im Zweifel am Tresen und nicht an der Etagentür.

VERGLEICH

Was das Terminal kann und was der Mensch kann

Situation	Digitales Besuchermanagement	Kraft am Tresen
Nachts und am Wochenende	läuft weiter	zu vereinbarten Zeiten besetzt
Aufwand ab dem zweiten Jahr	sinkt	bleibt gleich
Gast steht im Foyer	Formular auf dem Bildschirm	Begrüßung mit Namen
Das Telefon oben klingelt durch	Gast wartet im Foyer	Kraft sucht jemanden im Haus
Jemand gehört nicht hierher	fällt auf, wenn die Daten stimmen	fällt an der Person auf
Besucherdaten	automatisch gespeichert	nach Ihrer schriftlichen Regel erfasst

Ein digitales Besuchermanagement mit Terminal und QR-Code läuft rund um die Uhr, und ab dem zweiten Jahr macht es weniger Arbeit als eine besetzte Stelle. Das sagen wir Ihnen so. Ein Mensch am Tresen begrüßt dafür den Gast, findet den Ansprechpartner, wenn niemand ans Telefon geht, und merkt, wenn jemand nicht ins Haus gehört. Software verwaltet Besucher. Ein Mensch empfängt sie. Ein modernes Terminal und eine besetzte Stelle schließen sich dabei nicht aus, denn der optimierte Weg führt über beides: Anmeldung im System, Begrüßung am Tresen.

IHR SYSTEM

Digitales Besuchermanagement oder Liste am Tresen

Betreiben Sie eine Besuchermanagement Software, arbeitet unsere Kraft darin, mit Ihren Zugangsdaten und Ihren Feldern, und sie lernt die Maske in der Einarbeitung. Wir verkaufen nichts davon. Kein Terminal, keine Lizenz, kein Kiosk. Betreiben Sie kein digitales System, führen wir die Besucherverwaltung manuell auf Ihrer Liste, nach Ihren Vorgaben. Wollen Sie den Empfang später digitalisieren, kennt Ihre Kraft den Ablauf bereits und trägt ihn in die neue Maske. An jedem Standort gelten Ihre Regeln, und wo Ihre Compliance eine Unterweisung vor dem Betreten verlangt, steht sie in der Empfangsmappe und wird abgehakt.

Was ein Besuchermanagement professionell macht, entscheidet sich an der Rückgabe der Ausweise, nicht an der Oberfläche des Terminals. Professionell wird die Stelle über die Einarbeitung in Ihrem Haus. Effizient wird der Ablauf, sobald dieselbe Person ihn zwei Wochen lang geführt hat. Ihre Effizienz am Tresen steigt in der dritten Woche, wenn die Rückfragen aufhören. Transparenz entsteht abends, wenn die Liste stimmt. Die Simplify Group besteht seit 2019, unsere Kräfte sind angestellt, und Sie erreichen Saskia Jasyk und Dennis Jasyk im Frankfurter Büro am Opernplatz 14.

HÄUFIGE FRAGEN

Häufige Fragen zum Besuchermanagement

Fehlt Ihre Frage, rufen Sie an. Im Büro antwortet montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr jemand aus dem Betrieb.

Besuchermanagement umfasst die Anmeldung, Ausweisung und Abmeldung der Gäste eines Unternehmens. Am Empfang werden Besucher angekündigt, erfasst, mit einem Ausweis versehen, an die richtige Person übergeben und beim Verlassen wieder ausgetragen. Ob das digital oder auf einer geführten Liste läuft, entscheidet Ihr Haus.

ERSTGESPRÄCH

So kommen Sie zu Ihrem geführten Besuchermanagement

Am Telefon klären wir, wie viele Gäste täglich kommen, ob Sie ein digitales System betreiben und wer im Haus benachrichtigt wird. Danach stehen wir in Ihrem Foyer und sehen uns Tresen, Ausweisausgabe und Wege an. Sie lernen die Person kennen, bevor Sie zusagen.

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