Ablauf Empfangsdienst Frankfurt
Von der Anfrage zum besetzten Tresen
Zwischen Ihrer ersten Mail und der besetzten Stelle liegen vierzehn Tage. In dieser Zeit rufen wir zurück, sehen Ihren Eingangsbereich an, stellen Ihnen die Person vor und arbeiten sie an Ihrem Tresen ein. Alle Termine finden in Ihrem Haus statt.
- Rückmeldung binnen 24 Stunden am Werktag
- Sie lernen die Person kennen, bevor Sie zusagen
SECHS SCHRITTE
Von der ersten Mail bis zum besetzten Tresen
Vierzehn Tage liegen zwischen Ihrer Zusage und dem ersten Einsatztag. Diese sechs Schritte laufen in der Zeit ab.
Erstgespräch am Telefon, Tag 1
Sie schreiben drei Zeilen mit Adresse, Zeiten und den Aufgaben am Tresen. Wir rufen binnen 24 Stunden am Werktag zurück und fragen nach Besucherzahl, Telefonanlage, Besuchersystem und Schlüsselordnung, damit der Ortstermin ohne Grundfragen beginnt. Ob Ihr Tresen ab 06:30 Uhr besetzt sein soll, bis 20:00 Uhr oder am Wochenende, klären wir in diesem Gespräch. Es dauert zwanzig Minuten. Danach wissen beide Seiten, ob es passt.
Ortstermin in Ihrem Haus, Tag 2 bis 4
Dennis Jasyk kommt selbst. Er sieht den Tresen an, geht den Weg vom Eingang zum Besprechungsraum ab, prüft die Telefonanlage und fragt nach Postmengen und Schließzeiten. Vierzig Minuten. Wir kommen zu Ihnen, weil sich der Bedarf eines Foyers vom Schreibtisch aus nicht einschätzen lässt und den Weg von der Drehtür zum Aufzug niemand aus einem Grundriss kennt.
Aufgaben und Vertretung schriftlich, Tag 5 bis 6
Sie bekommen schriftlich, welche Aufgaben wir zu welchen Zeiten übernehmen. Darin stehen die Einsatzzeiten je Wochentag, die Aufgaben in der Reihenfolge des Tages und die Vertretungsregel: wer einspringt, wie schnell wir den Namen nennen, wer die Empfangsmappe vorher liest. Eine Seite, keine Aktenmappe. Das gilt für jede der acht Stellen, am häufigsten für den Empfangsdienst.
Auswahl der Person, Tag 7 bis 10
Wir wählen aus unseren angestellten Kräften nach Sprachen, Erfahrung im Gebäudetyp und Anfahrtsweg zu Ihrem Haus. Dann stellen wir sie Ihnen vor, in Ihrem Foyer. Sie sagen erst danach zu. Passt die Person nicht, schlagen wir eine zweite vor.
Einarbeitungstage und Empfangsmappe, Tag 11 bis 13
Ihre künftige Kraft läuft an drei Tagen neben Ihrer bisherigen Besetzung mit. Dabei entsteht an Ihrem Tresen die Empfangsmappe: Telefonliste, Weiterleitungsregeln, Besucherablauf, Schlüsselordnung, Postweg, Ansprechpartner je Etage. Halten Sie Zugangskarte, Schlüssel und Telefonpasswort bereit. Diese Mappe ist der Grund, warum eine Vertretung am nächsten Morgen weiß, wo Ihr Besprechungsraum liegt.
Erster Einsatztag, Tag 14
Ihre Kraft steht dreißig Minuten vor Öffnung am Tresen. Abends rufen wir an. Was gefehlt hat, steht noch am selben Abend in der Empfangsmappe.
DANACH
Ein Ansprechpartner, auch im dritten Jahr
Sie rufen dieselbe Nummer an wie am ersten Tag. Fällt Ihre Kraft aus, meldet sie das bei uns, nicht bei Ihnen, und Sie erhalten Namen und Ankunftszeit der Vertretung binnen zwei Stunden, gerechnet ab Ihrer Meldung zur Bürozeit. Urlaub stimmen wir vier Wochen im Voraus ab. Den Namen der Urlaubsvertretung kennen Sie, bevor Ihre Kraft in den Flieger steigt. Verschieben sich Ihre Zeiten oder kommt ein zweiter Tresen dazu, melden Sie es mit Vorlauf, dann steht es im nächsten Dienstplan. Ansprechpartner bleibt die Geschäftsführung, im Büro montags bis freitags von 08:00 bis 18:00 Uhr. Kein Ticketsystem.
ERSTGESPRÄCH
Drei Zeilen genügen für den Start
Schreiben Sie Adresse und Einsatzzeiten an info@simplifygroup.de oder rufen Sie an unter 06195 677090. Der Ortstermin steht danach meist innerhalb von drei Werktagen. Was Auftraggeber vor der Zusage wissen wollen, beantwortet die Seite Häufige Fragen, und Termine vereinbaren Sie über Kontakt.
- Telefon
- 06195 677090
- info@simplifygroup.de
- Erreichbar
- Büro Mo bis Fr 08:00 bis 18:00 Uhr
- Standort
- Opernplatz 14, 60313 Frankfurt am Main